martes, 5 de febrero de 2019
lunes, 26 de febrero de 2018
viernes, 25 de mayo de 2007
GENERALIDADES DE AUDITORIAS Y CONTROL INTERNO.
GLOSARIO DE TERMINOS.
Bienes. Los bienes, en términos generales, son objetos útiles, provechosos o agradables que proporcionan a quienes los consumen un cierto valor de uso o utilidad. Los bienes económicos, más específicamente, son objetos que se producen para su intercambio en el mercado, es decir, son mercancías.
Para que un objeto pueda ser considerado un bien económico es preciso que el mismo tenga una cierta demanda, es decir, que sea considerado por algunas personas como un objeto capaz de satisfacer sus necesidades, y que el bien resulte escaso en relación a esa demanda. Un bien de oferta ilimitada no pasa a formar parte de los intercambios entre seres humanos; se considera entonces un bien libre o no económico.
En economía resulta de suma importancia la clasificación de los bienes de acuerdo a sus características: se habla entonces de bienes de capital, bienes intermedios y bienes de consumo; de bienes privados, públicos o mixtos; de bienes complementarios o sustitutivos, etc.
Bienes de capital. Aquellos bienes cuya utilidad consiste en producir otros bienes o que contribuyen directamente a la producción de los mismos. El concepto engloba así tanto a los bienes intermedios -que forman parte de proceso de producción- como a los bienes de producción en sí mismos.
Bienes de consumo. Dícese de los bienes que son utilizados para satisfacer las necesidades corrientes de quienes los adquieren, es decir, cuya utilidad está en satisfacer la demanda final de los consumidores. Los bienes de consumo se diferencian de los de capital por cuanto no tienen por objeto producir otros bienes o servicios, sino atender a las necesidades directas de quienes los demandan.
Los bienes de consumo se clasifican en durables (o duraderos) y no durables. Los primeros son los que rinden al consumidor un flujo de servicios durante un tiempo relativamente largo, como los muebles, los automóviles, la vivienda, etc.; los segundos son los que se agotan o consumen completamente en el acto de satisfacer una necesidad, como la comida, por ejemplo. La división entre bienes durables y no durables no es estricta, como se comprenderá, puesto que un mismo bien puede durar mucho más o menos según el uso que le dé el consumidor y de acuerdo a diversas circunstancias concretas. Por tal razón, en la práctica, muchos autores consideran bienes durables a aquellos que tienen un comportamiento peculiar y que son los bienes cuyo precio es relativamente alto en comparación con el ingreso del consumidor: en este caso la demanda fluctúa considerablemente de acuerdo a los ingresos actuales y anticipados de los consumidores, se realiza un proceso de compra más largo y cuidadoso que en otros casos y se apela -casi como regla general- al financiamiento. La durabilidad de tales bienes hace que el stock o existencia de los mismos sea relativamente grande en comparación con la producción que llega al mercado: ello implica que no hay un flujo regular de ventas como en el caso de los productos perecederos o de menor precio. Por tal motivo la demanda de los bienes durables se ve mucho más afectada por los ciclos económicos y el estado general de la economía que lo que ocurre para el caso de los bienes no durables.
Bienes de producción. Llámase bienes de producción a aquellos cuya utilidad consiste en producir otros bienes. Son así bienes de producción las máquinas y otras instalaciones que permiten organizar procesos productivos que resultan en la creación de mercancías. Cuando se adquieren bienes de producción se efectúa una inversión, pues se destina capital a la compra de objetos con el propósito de realizar actividades productivas y no de consumirlos por la utilidad que estos tengan por sí mismos.
Bienes intangibles. SERVICIOS.
Bienes libres. Llámense así a los bienes no económicos, es decir a aquéllos que no son escasos en relación a su demanda y que, por lo tanto carecen de precio, aunque puedan poseer utilidad y su uso proporcione satisfacciones al consumidor.
Burocracia. Tipo de administración caracterizada por una jerarquía formal de autoridad, reglas definidas para la clasificación y solución de problemas, extendido uso de comisiones y organismos colectivos de decisión y formas escritas de comunicación. La burocracia es peculiar de las oficinas e instituciones estatales, pero en cierta medida también se encuentra en las grandes corporaciones privadas. El término burocracia, sin embargo, se usa también en otros sentidos: sirve para designar tanto al conjunto de funcionarios -o burócratas- como para calificar una forma de proceder lenta, rutinaria, que dificulta y entraba toda decisión.
Capacidad instalada. Término que se usa para hacer referencia al volumen de producción que puede obtenerse en un período determinado en una cierta rama de actividad. Se relaciona estrechamente con las inversiones realizadas: la capacidad instalada depende del conjunto de bienes de capital que la industria posee, determinando por lo tanto un límite a la oferta que existe en un momento dado. Normalmente la capacidad instalada no se usa en su totalidad: hay algunos bienes que se emplean sólo en forma limitada puesto que ellos tienen un potencial superior al de otros bienes de capital que intervienen en forma conjunta en la producción de un bien determinado. Cuando hay situaciones de recesión o de crisis el porcentaje de la capacidad instalada utilizado tiende a disminuir, aumentando la capacidad ociosa o no utilizada. Este último término se usa equivocadamente para hacer referencia a los recursos naturales que las empresas, por razones de costos o por causas de la estrechez del mercado, no están en condiciones de explotar en un momento dado: así hay tierras que no conviene utilizar porque sus rendimientos son muy pobres y producirían bienes a un costo mayor que el que puede aceptar el mercado; hay recursos hidroeléctricos que no tiene sentido desarrollar por cuanto la capacidad de generación eléctrica ya instalada es suficiente para atender la demanda, etc. Es un error frecuente pensar que la producción puede siempre utilizar por completo todos los recursos naturales y de capital disponibles: la utilización o no de un factor productivo depende, en última instancia, de consideraciones económicas y no puramente técnicas, por lo cual no tiene sentido incorporar a la producción aquellos elementos que darían por resultado un precio más alto que el del mercado.
Capital. El concepto de capital, tan importante en la ciencia económica, admite diversas definiciones según el enfoque que se adopte. La palabra, en el lenguaje cotidiano y aun en el de los economistas, suele abarcar un conjunto de significados próximos pero no idénticos. Desde el punto de vista empresarial el capital está constituido por un conjunto de valores o fondo unitario que integran todos los bienes invertidos en una empresa que se utilizan para la producción y, por lo tanto, para la obtención de rentas y ganancias. El capital, en este sentido, es un factor de producción que, junto con la tierra y el trabajo, resulta indispensable para el desarrollo de las actividades productivas. Desde un punto de vista financiero se considera capital a todos los activos que posea una empresa, persona o institución y sobre los cuales se obtenga o pueda obtenerse una renta. Si esta última definición se flexibiliza lo suficiente desaparece por completo la diferencia entre bienes de consumo y bienes de capital, por lo cual se acepta implícitamente, aunque sin mucho rigor, que sólo cierto tipo de bienes integran el capital de un individuo, generalmente los de mayor valor y durabilidad.
Cartera. Conjunto de valores, títulos y efectos de curso legal que figuran en el activo de una empresa, especialmente financiera, y que constituyen el respaldo de su crédito y de sus reservas convertibles y realizables.
Comercialización. En términos generales, los procesos necesarios para llevar los bienes del productor al consumidor. Todas las grandes firmas modernas tienen departamentos o gerencias especializadas en la comercialización de sus productos, las cuales se hacen cargo, usualmente, de las siguientes actividades: investigación de mercados, para conocer las necesidades de los individuos, sus hábitos de consumo y la posible aceptación de nuevos productos; publicidad, para difundir y estimular las ventas; las ventas en sí mismas, que por lo general se hacen a mayoristas, aunque en otras ocasiones directamente a los minoristas o al consumidor final; las promociones de diverso tipo, que complementan y hacen más efectiva la acción publicitaria y la distribución física de los bienes vendidos.
Consolidación. El término se utiliza para aludir a la conversión de obligaciones a corto plazo en obligaciones a largo plazo. En este caso representa una forma de reordenación de la deuda contraída que se utiliza frecuentemente para evitar los costes de administración de la misma, así como para obtener beneficios cuando se anticipan ciertos cambios específicos en las tasas de interés. También se emplea para hacer referencia a las cuentas en las que se agregan los resultados parciales de diversas empresas o departamentos particulares y para designar a los procesos de fusión entre empresas de un mismo grupo económico.
Contabilidad. La palabra contabilidad, primariamente, denota el conjunto de reglas y de técnicas utilizadas para recolectar y procesar información sobre las transacciones que efectúa una empresa. En un sentido más amplio la contabilidad puede considerarse como una disciplina independiente, que analiza las teorías y los supuestos sobre los que se basa la contabilidad entendida como actividad práctica.
Costo. En un sentido general, costo es lo que hay que entregar para conseguir algo, lo que es preciso pagar o sacrificar para obtenerlo, ya sea mediante la compra, el intercambio o la producción. En este último caso el costo representa lo que hay que entregar a cambio para obtener los diversos insumos que se necesitan para su producción.
Debe. En contabilidad, una de las dos partes en las que se divide una cuenta. El debe indica los pasivos o la parte deudora de una cuenta por partida doble
Depreciación. El descenso continuado en el valor de un activo a lo largo del tiempo, debido a su desgaste, a su progresiva obsolescencia o a otras causas. Para compensar la depreciación de sus activos las empresas calculan, en cada ejercicio, las pérdidas de valor que éstos han sufrido a lo largo del mismo, cargándolas a sus costos. Luego de deducir estas cantidades, que van amortizando el valor de sus instalaciones, se calculan las pérdidas o ganancias del ejercicio.
Efectivo. Cualquier forma de dinero ampliamente aceptado, generalmente bajo la forma de billetes de banco y monedas acuñadas de curso legal.
Efectos bancarios. Documentos, títulos o valores mercantiles que pueden ser objeto de negociaciones y operaciones bancarias.
Eficiencia. El concepto de eficiencia, en economía, es diferente al de eficiencia técnica que se utiliza en otras ciencias: no se trata de la maximización del producto por unidad de energía o de materias primas, sino de una relación entre el valor del producto y de los recursos utilizados para producirlo. La eficiencia económica pone de relieve entonces la relación entre el costo y el valor de lo producido. Se habla de estar en la frontera de eficiencia cuando se llega a la maximización del valor a un coste dado, siempre y cuando lo producido tenga demanda en el mercado.
Empresa. Unidad de control y decisión que utiliza diferentes insumos para producir bienes o servicios. Las empresas, según su propiedad, pueden ser privadas o públicas; en el primer caso pertenecen a un empresario o conjunto de empresarios, mientras que en el segundo la propiedad es del Estado, ya sea a nivel nacional, regional o municipal. La gestión de la empresa, que antiguamente casi sin excepción correspondía al empresario, se encuentra ahora siempre en manos de un cuerpo organizado de empleados especializados, la gerencia, salvo en los casos de empresas pequeñas o de características muy especiales. En las empresas públicas la gestión puede efectuarse directamente por funcionarios gubernamentales o puede estar a cargo de una gerencia técnica, más o menos independiente de las decisiones políticas.
Ganancia. Utilidad, provecho o beneficio de orden económico obtenido por una empresa en el curso de sus operaciones. La palabra también sirve para designar, en un sentido más concreto, la diferencia entre el precio al que se vende un producto y el costo del mismo. La ganancia es el objetivo básico de toda empresa o firma que debe hacer uso, por lo tanto, de la combinación óptima de factores productivos para reducir sus costos lo más posible, atrayendo a la vez a los demandantes de los bienes o servicios que produce para vender éstos al mayor precio obtenible.
Gerencia. Nombre que designa el conjunto de empleados especializados, de alta calificación, que dirigen y gestionan los asuntos de una empresa. Las decisiones de tipo general o estratégico son tomadas normalmente por los propietarios, en asamblea de accionistas o en juntas especiales, pero la gestión de la firma queda en manos de los gerentes. La gerencia se organiza en un cuerpo coordinado que incluye, por lo regular, un gerente general y diversos gerentes de áreas o departamentos particulares: compras, personal, finanzas, mercadeo, etc.
Gestión. Conjunto de actividades de dirección y administración de una empresa. La gestión de las pequeñas firmas estuvo siempre directamente asociada a la propiedad pero, con el crecimiento de las empresas contemporáneas, ella se ha convertido en un vasto agregado de tareas que desempeña un cuerpo de empleados especializados, generalmente de alta preparación. Los propietarios de una firma, sin embargo, se reservan el derecho <196>directamente o a través de las asambleas de accionistas<196> a definir las grandes decisiones de la empresa, dejando en manos de la gerencia la marcha de los múltiples asuntos corrientes.
Iliquidez. Falta o ausencia de liquidez. Cuando se refiere a un activo expresa su difícil conversión en efectivo; cuando el término se aplica a una economía en su conjunto se refiere a una situación en que la oferta monetaria queda rezagada con respecto a la demanda.
Impuesto. Carga obligatoria que los individuos y empresas entregan al Estado para contribuir a sus ingresos. Sin los impuestos, que históricamente han tomado muy diversas formas, no podría concebirse la existencia del Estado pues éste, como entidad jurídicamente independiente de las personas privadas, no tendría recursos para realizar sus funciones: defensa, prestación de servicios, pago de funcionarios, etc. Los impuestos constituyen por ello el grueso de los ingresos públicos y la principal base para sus gastos.
Incertidumbre. Se entiende por incertidumbre una situación en la cual no se conoce completamente la probabilidad de que ocurra un determinado evento: si el evento en cuestión es un proyecto de inversión, por ejemplo, no es posible conocer con certeza el retorno que el mismo producirá en un período dado. La incertidumbre significa entonces, en economía, impredictibilidad o previsión imperfecta de los sucesos futuros, y no tiene la carga psicológica que se le añade a la palabra cuando se la usa en el lenguaje cotidiano.
Interés. Precio que se paga por el uso del dinero. Generalmente se expresa como un tanto por ciento anual sobre la suma prestada, aunque dicho porcentaje puede definirse también para otros períodos más breves, como un mes o una semana, por ejemplo. Al porcentaje mencionado se le denomina tasa de interés. La tasa de interés, en principio, depende de la valoración que haga quien presta el dinero con respecto al riesgo de no recuperarlo: cuanto mayor el riesgo mayor tendrá que ser el interés necesario para compensarlo. La incertidumbre hace que la misma suma de dinero tenga más valor, relativamente, en el presente, pues la utilidad que ésta alcance en el futuro siempre podrá ser inferior que la actual.
Ley económica. Las leyes económicas son leyes científicas que expresan el modo en que se producen los fenómenos de la vida económica. Como toda ley científica una ley económica establece, básicamente, la relación entre dos o más conceptos, explicando de este modo la forma en que se producen los hechos. Ello no significa que puedan preverse en su detalle concreto todos los procesos de los cuales se ocupa una ley: como sucede con las leyes físicas, por ejemplo, las leyes económicas tratan con abstracciones, con conceptos que tienen valor teórico pero que nunca aparecen en su forma pura en la práctica; así como no existen, en el mundo cotidiano, triángulos perfectos ni vacíos absolutos, tampoco se encuentran en la práctica mercados de competencia perfecta ni bienes públicos absolutamente puros.
Pasivo. Todo lo que una persona o empresa debe y está obligada a pagar. Los pasivos son la contraparte de los activos en los balances contables. Los pasivos pueden ser contingentes, cuando sólo son reclamables ante una cierta eventualidad previamente especificada, como en el caso de un aval dado para garantizar la deuda de un tercero, o no contingentes, como en una deuda cualquiera. Los depósitos del público forman parte, por ejemplo, de los pasivos de un banco, lo mismo que los diversos compromisos de pago que -por seguridad social, tasas, etc.- tienen que satisfacer las empresas.
Patrimonio. Conjunto de propiedades, bienes, derechos y obligaciones a su favor que posee un particular o una empresa.
Producción. Cualquier actividad que sirve para crear, fabricar o elaborar bienes y servicios. En un sentido algo más estricto puede decirse que producción económica es cualquier actividad que sirve para satisfacer necesidades humanas creando mercancías o servicios que se destinan al intercambio. El concepto económico de producción es, por lo tanto, suficientemente amplio como para incluir casi todas las actividades humanas: es producción el trabajo del artista y del artesano, la provisión de servicios personales y educacionales, la actividad agrícola y la de la industria manufacturera.
Utilidad. En economía se llama utilidad a la capacidad que tiene una mercancía o servicio de dar satisfacción a una necesidad. La ciencia económica hace abstracción de consideraciones éticas o morales en cuanto a definir lo que es una necesidad: se considera por tal cualquier deseo de bienes o servicios que tenga de hecho el consumidor. En un sentido más amplio utilidad es equivalente a bienestar, satisfacción, etc.
Ventajas competitivas. Suelen denominarse así a las ventajas comparativas que no provienen de la dotación específica de recursos naturales de un país o de otros factores semejantes, sino de las habilidades y la tecnología que se incorporan a los procesos productivos. El término sirve para destacar, en particular, la diferencia entre las exportaciones tradicionales de materias primas y productos poco elaborados con respecto a las exportaciones que incorporan mayor tecnología y un tipo de gerencia más eficiente.
EL POR QUE DE LA AUDITORIA Y DEL CONTROL INTERNO
Los escándalos contables que han protagonizado algunas sociedades cotizadas en bolsa de valores han socavado la confianza de los inversores en la información financiera y en los mecanismos de gobierno de las empresas. Las autoridades económicas han reaccionado con rapidez promulgando leyes tendentes a reforzar la responsabilidad de administradores y directivos, así como a mejorar la accesibilidad y fiabilidad de la información financiera.
Es posible analizar en primer lugar, los efectos que estos escándalos han tenido en la liquidez del mercado de valores y, en segundo lugar, examinar, desde la misma perspectiva, si las medidas legislativas adoptadas han contribuido a reducir el riesgo de información y la asimetría informativa entre los participantes en el mercado, mejorando de esta forma la liquidez. En relación al primero de los puntos, constatan que los escándalos contables han tenido un efecto negativo en la liquidez, aumentando los costes de transacción, medidos por la horquilla de precios, reduciendo la profundidad e incrementando el porcentaje de la horquilla que refleja el riesgo de negociar con participantes mejor informados (componente de selección adversa).
A continuación examinan los efectos de la ley Sarbanes-Oxley, aprobada por el gobierno norteamericano en Julio de 2002. El objetivo de esta ley es reducir el riesgo de que la información publicada por las empresas sea insegura, incompleta o equivocada.
Para ello impone nuevas obligaciones a todos los implicados en el proceso de producción, certificación y análisis de la información financiera de las sociedades. A las propias compañías les obliga a crear un comité de auditoría formado por consejeros independientes con facultades para designar, supervisar, y destituir al auditor externo, y les prohíbe conceder préstamos a sus administradores y directivos. A los responsables de las empresas les obliga a preparar las cuentas anuales y periódicas de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, a devolver los bonus y opciones sobre acciones en caso de manipulación de la información financiera. Además, a los directores general y financiero les obliga a certificar las cuentas anuales y trimestrales.
Por otra parte, al auditor externo se le prohíbe prestar simultáneamente a la misma empresa servicios distintos de auditoria, aud itar una sociedad cuyo CEO, CFO o jefe de contabilidad haya estado empleado en la firma auditora, y se le obliga a rotar cada cinco años. Se imponen también obligaciones a los analistas financieros y bancos de inversión para evitar conflictos de intereses que puedan sesgar la información.
Los autores comprueban que estas medidas legislativas han mejorado sensiblemente la liquidez del mercado de valores, reduciendo los costes de transacción y la parte del mismo que compensa a los inversores por el riesgo de negociar con participantes mejor informados, así como aumentando la profundidad y con ello las posibilidades de negociación. En definitiva, demuestran que las medidas legislativas adoptadas han tenido éxito a la hora de restablecer la confianza de los inversores en el gobierno de las empresas, en la información financiera que difunden y en la función de auditoria. A la vista de estos resultados las autoridades económicas parecen haber actuado correctamente al no confiar en las posibilidades del propio mercado para corregir sus propios excesos.
Es importante señalar que aunque esta ley fue aprobada en los Estados Unidos a sido de difusión mundial y casi todos los gobiernos y empresas la han acatado como propia ya que esta da pautas muy importantes tanto para el control interno como para las auditorias externas.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Es de carácter técnico, la denominación de control interno ‘basado-en-principios’. Su principal sinónimo es ‘estructura conceptual’ (framework) y de hecho corresponde a un entendimiento del control interno en términos de sistemas (elementos, relaciones, procesos, objetivos). Pero a partir de esto nace una importante pregunta ¿Cuáles son, entonces, los principios rectores del control interno?
Dar respuesta a esta pregunta no es tan sencillo, un análisis de los distintos criterios y estructuras conceptuales más importantes permite señalar los siguientes siete componentes:
1. Segregación de funciones,
2. Autocontrol,
3. De arriba hacia abajo,
4. Costo menor que beneficio,
5. Eficacia,
6. Confiabilidad, y
7. Documentación.
A continuación se hace un breve resumen de los anteriores componentes:
1. Segregación de funciones
El entendimiento más antiguo de la segregación de funciones señala que ninguna persona debe tener control sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y particularmente en las organizaciones grandes, complejas, ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción. Ello, como mecanismo de protección para esas mismas personas (ya se trate de empleados o de administradores) y de la misma organización (máxime si esta es de interés público).
Este componente cuenta con una general aceptación, aun cuando su entendimiento tenga distintos matices, los cuales en la medida que ha ido evolucionando el control interno este ha cambiado. Esto implica, entonces, la no simple segregación de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables.
Actualmente se tienen dos connotaciones particularmente importantes que son la segregación de funciones;
a. Relacionadas con los distintos roles vinculados con el control interno: diseño, implementación, mejoramiento, evaluación y auditoría.
O dicho de otra manera: los papeles que desempeñan directivos (administradores) principales, personal de apoyo (incluye directores de auditoría / control interno) y auditores (especialmente independientes), y
b. Por niveles. Conlleva diferenciar las funciones de control interno según el nivel organizacional (estratégico, táctico, operativo y específico).
O mejor aún, diferenciar entre controles contables y administrativos, sistema de control interno, comités de auditoría, gobierno corporativo y control interno a las transacciones con partes relacionadas (grupos económicos, combinaciones de negocios).
2. Autocontrol.
La dirección, gestión, supervisión y evaluación/valoración del control interno son resorte de la administración principal (alta gerencia). No hay controles internos que sean externos. El sistema, a través del subsistema (o mejor: el proceso) de control interno, se controla a sí mismo.
El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempeñados por gente capaz apoyada con tecnología.
Es importante notar que la auditoría del control interno sí tiene que ser externa: el auditor ha de ser independiente. En dos formas diferentes: el auditor interno tiene que ser externo a la administración, y el auditor externo (de estados financieros) tiene que ser externo a toda la organización.
En lo expresado anteriormente surge una dificultad, la cual se deriva de los enfoques participativos de auto-valoración del control, que han sido interpretados de manera equivocada, como el supuesto de que cada quien es capaz de controlarse a sí mismo y puede actuar de acuerdo con su propio criterio. Ello corresponde a lo menos parecido al control dado que éste, entendido como poder, requiere que todos los componentes del sistema se orienten hacia el logro eficaz de los objetivos compartidos.
Es importante hacer una precisión: la diferenciación que existe entre ‘autocontrol’ (tal y como es explicado arriba) y ‘auto-valoración del control,’ un conjunto de herramientas de trabajo a través de las cuales se facilita que el personal de una organización haga su propia valoración del control y la traduzca en informes y acciones relacionadas con el funcionamiento de la organización.[1]
3. De arriba hacia abajo.
De arriba hacia abajo, significa que el control interno es una forma de “presión” o “influencia” ejercida por los máximos niveles administrativos (alta gerencia) de la organización, esto técnicamente es denominado “el tono desde lo alto”. Siendo así, implica que ningún control interno puede funcionar de abajo hacia arriba, esto es, un empleado de nivel bajo u operativo no puede “controlar” a los directivos principales.
Una de las formas mas primitivas como se dio a conocer este componente fue la ‘autorización’, donde las transacciones deben ser autorizadas y ejecutadas por personas que actúan dentro del rango jerárquico de autoridad.
Pero actualmente, y a partir de enfoques de procesos y con uso intensivo de tecnologías de la información, las autorizaciones se convierten en simples ‘password’ (autorizaciones de acceso).
En una perspectiva estratégica, tiene una marcada influencia en la forma como son estructuradas las organizaciones, lo que conlleva a que esta forma de presión sea originada desde los niveles mas altos de las mismas, adicionalmente se señala diversos aspectos entre los cuales se resaltan:
- Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de menor nivel (sub-procesos, tareas, actividades);
- El direccionamiento proviene de la alta gerencia (visión, misión) y se traslada a la acción por mecanismos operativos que es preciso alinear; y
- El tono desde lo alto, es fundamentalmente de carácter ético (de negocios) que se convierte en algo de forzoso cumplimiento vía estrategias, planes, o en últimas, por mecanismos de carácter legal.
En la estructura conceptual integrada que ofrece COSO sobre el control interno depende en gran medida de esto y para ello emplea la denominación ‘tono desde lo alto.’
Para esta estructura, al final es el mas importante, lo refuerza con la estructura organizacional, con los controles informales y los valores éticos de la organización; con sus distintas políticas y el nivel competitivo de sus integrantes. En la medida en que se consolide el carácter ético, permitirá el paso a un control interno eficaz.
4. Costo menor que beneficio.
Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la organización, lo que implica de salida que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla ni que los beneficios que proveen. Si el control interno genera sobre-costos o duplicidades, es mejor eliminarlo.
Lo anterior va de mano con que el control interno exige un sacrificio o costo, que aun cuando su costo ha de ser menor que los beneficios, no es gratis. Lo cual ha de estar presente y es clave al momento de tomarse la decisión de la implementación de un sistema de control interno, y mucho más aún cuando se va a evaluar (valorar) o auditar.
O dicho de otra forma, para que aporte valor, el beneficio que genera tiene que ser sustancialmente mayor que el costo que conlleva.
Este lleva implícito entender que el control interno es un proceso (Cfr. COSO) y no tanto un sistema (Cfr. CoCo). Como proceso, se inserta dentro del sistema organizacional y hace parte de la cadena de valor del negocio. En otras palabras, hace parte del ciclo financiero de agregación de valor para el cliente y de generación de valor para el accionista.
Lo que sí definitivamente no se admite es que el control interno sea gasto. Si es gasto, no tiene poder de recuperación de la inversión que conlleva y es mejor eliminarlo.
5. Eficacia.
Aquí se tiene una gran connotación, y es que si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve. De ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación (valoración) de su eficacia. Y esta, es sustancialmente diferente del control de gestión y resultados.
Una de las grandes fortalezas de COSO es precisamente el entendimiento de este principio. Puesto que la eficacia del control interno depende directamente de asegurar el logro de los objetivos de negocio que tiene el sistema y que son: eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad del proceso de presentación de reportes financieros, cumplimiento de normas y obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico.
Donde se le ha dado mayor importancia a este principio es en
En resumen, el control interno depende de los resultados que es capaz de ofrecer.
6. Confiabilidad.
Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del control interno.
Una forma de expresarlo mejor es como una fórmula matemática, así:
Ed * Eo
Confiabilidad del CI = -----------------------
ed * ec * em
Donde:
Ed = Efectividad del diseño del control interno
Eo = Efectividad de la operación del control interno
ed = Extensión de la documentación
ec = Extensión de la conciencia
em = Extensión del monitoreo
El asunto empieza a conocerse dado que es fruto de
La siguiente gráfica muestra las cuatro etapas que debe recorrer normalmente el control interno en su desarrollo: no-confiable, insuficiente, confiable, y óptimo.
7. Documentación.
Aquí se presentan dos entendimientos tradicionales sobre el particular que han sido superados. El primero, hace referencia a que las transacciones deben estar clara y completamente documentadas y disponibles para revisión. El segundo, tiene que ver con los papeles de trabajo.
Hoy se entiende que lo que implica documentación es mucho más amplio y hace referencia a toda la información sobre el control interno, incluidos el criterio de control, el diseño seleccionado y las acciones emprendidas. Abarca no solo a la administración sino también a los auditores. Y, por efecto de
Toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier stakeholder interesado, ya se trate de la administración (para efectos de su propia valoración), de los auditores (para efectos de su evaluación o de su dictamen), o de los reguladores (para efectos derivados de las acciones de supervisión, inspección, vigilancia y control).
Esto se sintetiza en, la necesidad e importancia de la formalización y respectiva documentación respecto del control interno, lo que significa que una organización así soporta todos sus métodos y procedimientos empleados, lo cual le permite la fácil identificación de criterios y demás acciones.
Como resumen, se pude afirmar que estos principios conllevan un mejor entendimiento del control interno y le dan su caracterización. Los cuales son desarrollados, en mayor o menor extensión, por los diferentes criterios de control.
El Basle Committee on Banking Supervision , emite la estructura conceptual para los sistemas de control interno en las organizaciones bancarias y se consolida como uno de los documentos que con mayor claridad aplica el enfoque basado-en-principios.
En línea con la estructura conceptual de COSO (definición, objetivos, componentes/elementos), expresa un conjunto de trece principios que combina en un momento con la valoración de los sistemas de control interno y en otro con los elementos de los mismos.
Los trece principios, combinados con los cinco elementos del control interno, son:
Supervisión por parte de la administración y cultura de control
Principio 1:
La junta de directores debe tener la responsabilidad por aprobar y revisar periódicamente las estrategias generales de negocio y las políticas significantes del banco; entender los principales riesgos en que incurre el banco, establecer niveles aceptables para esos riesgos y asegurar que la administración principal da los pasos necesarios para identificar, medir, monitorear y controlar esos riesgos; aprobar la estructura organizacional; y asegurar que la administración principal está monitoreando la efectividad del sistema de control interno. La junta de directores es el responsable último por asegurar que se establece y mantiene un sistema adecuado y efectivo de controles internos.
Principio 2:
La administración principal debe tener la responsabilidad por implementar las estrategias y las políticas aprobadas por la junta; desarrollar procesos que identifiquen, midan, monitoreen y controles los riesgos en los cuales incurre el banco; mantener una estructura organizacional que de manera clara signe responsabilidad, autoridad y relaciones de presentación de reportes; asegurar que de manera efectiva se llevan a cabo las responsabilidades delegadas; establecer políticas apropiadas de control interno; y monitorear lo adecuado y la efectividad del sistema de control interno.
Principio 3:
La junta de directores y la administración principal son responsables por promover altos estándares éticos y de integridad, y por establecer al interior de la organización una cultura que enfatice y demuestre a todos los niveles del personal la importancia de los controles internos. Todo el personal de una organización bancaria requiere entender su rol en el proceso de los controles internos y estar plenamente comprometido en el proceso.
Reconocimiento y valoración de riesgos
Principio 4:
Un efectivo sistema de control interno requiere que los riesgos materiales que podrían afectar de manera adversa las metas del banco estén siendo reconocidos y valorados de manera continua. Esta valoración debe cubrir todos los riesgos que enfrenta el banco y la organización bancaria consolidada (esto es, riesgo de crédito, riesgo país y de transferencia, riesgo de mercado, riesgo de tasa de interés, riesgo de liquidez, riesgo operacional, riesgo legal y riesgo reputacional). Los controles internos pueden requerir ser revisados para direccionar de manera apropiada cualesquiera riesgos nuevos o no-controlados de manera previa.
Actividades de control y segregación de obligaciones
Principio 5:
Las actividades de control deben ser parte integral de las actividades diarias de un banco. Un efectivo sistema de control interno requiere que se establezca una estructura apropiada de control, con actividades de control definidas en cada nivel de negocios. Estas deben incluir: revisiones de alto nivel; controles de actividad apropiados para los diferentes departamentos o divisiones; controles físicos; verificación del cumplimiento con los límites de exposición y seguimiento al no-cumplimiento; un sistema de aprobaciones y autorización; y un sistema de verificación y conciliación.
Principio 6:
Un efectivo sistema de control interno requiere que exista una apropiada segregación de obligaciones y que el personal no tenga asignadas responsabilidades en conflicto. Las áreas de potenciales conflictos de interés deben ser identificadas, minimizadas, y sujetas a monitoreo cuidadoso e independiente.
Información y comunicación
Principio 7:
Un efectivo sistema de control interno requiere que existan datos internos, adecuados y comprensivos, de carácter financiero, operacional y de cumplimiento, así como información de mercados externos sobre los eventos y las condiciones que son relevantes para la toma de decisiones. La información debe ser confiable, oportuna, accesible, y provista en un formato consistente.
Principio 8:
Un efectivo sistema de control interno requiere que estén en funcionamiento sistemas de información confiables que cubran todas las actividades significantes del banco. Esos sistemas, incluyendo aquellos que mantienen y usan datos en un formato electrónico, tienen que ser seguros, monitoreados de manera independiente y soportada por acuerdos de contingencia que sean adecuados.
Principio 9:
Un efectivo sistema de control interno requiere efectivos canales de comunicación que estén en funcionamiento para asegurar que todo el personal entiende plenamente y se adhiere a las políticas y a los procedimientos que afectan sus obligaciones y responsabilidades y que se adquiere del personal apropiado toda la otra información relevante.
Actividades de monitoreo y corrección de deficiencias
Principio 10:
La efectividad general de los controles internos del banco debe ser monitoreada sobre una base ongoing. El monitoreo de los riesgos clave debe ser parte de las actividades diarias del banco, lo mismo que evaluaciones periódicas por parte de las líneas de negocio y de la auditoria interna.
Principio 11:
Debe existir una auditoría interna, efectiva y comprensiva, del sistema de control interno, llevada a cabo por personal operacionalmente independiente, apropiadamente entrenado, y competente. La función de auditoría interna, como parte del monitoreo del sistema de controles internos, debe reportar directamente a la junta de directores o a su comité de auditoría, y a la administración principal.
Principio 12:
Las deficiencias de control interno, ya sean identificadas por las líneas de negocio, de auditoría interna u otro personal de control, deben ser reportadas de una manera oportuna al nivel administrativo apropiado y direccionadas prontamente. Las deficiencias materiales de control interno deben ser reportadas a la administración principal y a la junta de directores.
Evaluación de los sistemas de control interno por las autoridades de supervisión
Principio 13:
Los supervisores deben requerir que todos los bancos, independiente del tamaño, tengan un efectivo sistema de controles internos que sea consistente con la naturaleza, complejidad, y riesgo inherente de sus actividades dentro y fuera de balance y que responda a los cambios en el entorno y las condiciones del banco. En aquellos casos en los que los supervisores determinen que el sistema de control interno de un banco no es adecuado o efectivo para el perfil específico de riesgos de ese banco (por ejemplo, no cubre todos los principios contenidos en este documento), debe tomar la acción apropiada.
CONCLUSIONES
Esto es lo que justamente persigue el control interno dar pautas y manuales de procesos empresariales además de evaluarlos y corregirlos.
Las auditorias externas lo que hacen es evaluar las pautas de los procesos para mejorarlos y si es necesario cambiarlos o simplemente decir que no se están llevando adecuadamente.
Es importante decir una auditoria es algo costosa para los entes económicos pero que a largo plazo la inversión es recuperada ya que al corregir los errores se pueden bajar los gastos y costos además de ser eficaces en cualquier departamento de la empresa.